Das Modul Media Drive (Cloud)

Die Cloud als Kurzform für „Cloud Computing“ bedeutet in der Regel, dass online basierte Server verschiedene Aufgaben, wie z.B. die Bereitstellung von Speicherplatz, übernehmen.

Mit der APPsolute Mobility Plattform können Sie mit dem Modul Media Drive Ihre eigene Cloud – Speicherumgebung innerhalb der App erstellen. Auf diesem Wege verteilen Sie schnell und einfach diverse Dateien an die gewünschten Nutzer – Ihre Mitarbeiter/Kunden greifen über die App auf diese zu und haben die Dateien somit immer auf ihrem Smartphone oder Tablet zur Hand.

Optional kann der Media Drive mit der Zwei-Faktor-Authentisierung (2FA) gesichert werden – wichtig gerade für sensible Dokumente wie Gehaltsabrechnungen oder Vertragsunterlagen.

Die Daten werden dabei DSGVO-konform in der OPEN TELEKOM CLOUD gespeichert.

Für die Kunden mit Schnittstellen-Anbindung können wir automatisierte Workflows für die Verteilung der Dateien aus Drittsystemen einrichten – für weitere Informationen dazu kontaktieren Sie uns.

Die Veröffentlichung von Daten im Media Drive

In der Verwaltung des Moduls Media Drive finden Sie alle hochgeladenen Dateien (Name, Dateityp, Upload-Datum) in einer Ordnerstruktur und die Möglichkeit, zu suchen und zu filtern.
Um eine Datei in den Media Drive hochzuladen, klicken Sie oben rechts auf den Button ‚Dateien hochladen‚.
Der Button ‚Historie‚ zeigt den Verlauf der bereits in die App publizierten Dateien. Es werden folgende Formate im Media Drive unterstützt: Textdateien: .txt .docx .csv .pdf, Video: .mov .mp4 .h265, Bild: .png .jpeg .gif .tiff, Audio: .mp3

Dateien teilen


Befinden sich die Dateien im Media Drive, können diese aus dem Cockpit mit allen oder bestimmten Nutzern geteilt werden.

  1. Dateien auswählen
  2. Empfänger anklicken
  3. Teilen

Für eine bessere Übersicht können Sie die Dateien einem Ordner zuweisen.

Nach dem Teilen erscheint die Datei in der App der ausgewählten Empfänger. Wenn gewünscht, erhalten sie dazu eine Benachrichtigung per Email und/oder Push-Benachrichtigung.

Einstellungen

Im Firmenmanagement-Bereich im Cockpit kann der Administrator Ihren Media Drive konfigurieren:

  • Benennung von Media Drive Speicherplatz in der App
  • Bestimmung eines Untertitels in der App
  • Auswahl aus 3 möglichen Überschriftsymbolen / Icons
  • Benachrichtigungsoptionen (Email / Push-Nachricht) inkl. Textbausteine
  • Wortlaut der Fehlermeldung bei Nutzung ohne Internet-Verbindung
  • Externe Schnittstellen-Verbindung – nur für Kunden mit API-Anbindung, sonst den Default-Wert nutzen

Upload & Löschen von Dateien

 

Upload von Dateien vom eigenen Endgerät ohne Synchronisation mit dem Cockpit (so bleiben die Dateien privat):

  • Öffnen sie die Datei, die Sie im Media Drive uploaden möchten
  • Klicken Sie nun auf das Teilen-Icon
  • Klicken Sie im Teilen-Screen auf „APPsolute Mobility“
  • Die Datei wird nun in Ihrem Media Drive abgespeichert und steht Ihnen dort zur Verfügung

Mit dem Löschen-Button können geteilte Dateien aus Ihrem Media Drive entfernt werden.

Media Drive in der App

In der App wird der Media Drive als Ordner ganz oben in der Projektliste angezeigt. Wird dieser angeklickt, wird die Zwei-Faktor-Authentisierung abgefragt und ein Zugangscode an die E-Mail des Nutzers versendet. Die Zwei-Faktor-Authentisierung (2-FA) ist optional.

Der Nutzer kann aus der App heraus über die geräteeigene Teilen-Funktion (Sharing-Center) die Dateien zusätzlich an anderer Stelle speichern, jemandem zusenden, an den Drucker senden usw.