Anwendungsgebiet

Urlaubs- und Gleitzeitanträge digital beantragen und genehmigen, Gefährdungsbeurteilungen, Besuche am Tätigkeitsort, Sicherheitsüberprüfungen, Zustellung und Ablage von Gehaltsabrechnungen, Kontaktmöglichkeiten für Mitarbeiter, Mitarbeiterbenefits, Unternehmenskommunikation, betriebliches Gesundheitsmanagement

App-Nutzer

interne Mitarbeiter sowie externes Personal im Einsatz bei Kunden

Mehrwert

Prozessdigitalisierung, Nachhaltigkeit durch Ressourcenschonung (Papier etc.), Prozesskostenreduzierung, effiziente Prozessgestaltung bei Überprüfungen und Beurteilungen, hohe Akzeptanz als Instrument zur Mitarbeiterbindung und -betreuung

Die Herausforderung

Die Digitalisierung treibt Unternehmen aller Branchen seit Jahren um, so auch die führenden Personaldienstleister. Bei der I. K. Hofmann GmbH erkannte man früh das Potenzial und die Vorteile digitalisierter Prozesse und beschäftigte sich intensiv mit diesem Thema. Angetrieben durch die Corona-Pandemie, verstärkte sich dieser Bedarf noch weiter, da neue Wege gedacht und zu diesen veränderten Bedingungen passende Arbeitsumfelder entwickelt werden mussten.

In diesem Rahmen fanden I.K. Hofmann und APPsolute Mobility zueinander. Andreas Nüßle, hauptverantwortlich für Innovation, IT und Managementsysteme, beschreibt als Zielsetzung zum einen die effiziente Gestaltung von Geschäftsprozessen, vor allem auch hinsichtlich der Zeitdauer, die sie in Anspruch nehmen. Zum anderen sollten passende Arbeitsbedingungen auch für Mitarbeiter ohne ständigen Zugang zu Email, PC-Arbeitsplatz, Intranet usw. geschaffen werden.

Die Lösung

Nach der Durchführung von mehreren Innovationsworkshops und der Identifizierung der Pain Points auf Seiten der Anwender, begann man mit der Umsetzung der einzelnen Use Cases. So wurde im ersten Schritt allen Mitarbeitern ein einfacher Zugang per App zu ihrem Arbeitszeit- und Urlaubskonto geschaffen und die Beantragung, Genehmigung sowie Statusbenachrichtigung digitalisiert.

Die für Personaldienstleistungsunternehmen vorgeschriebenen Gefährdungsbeurteilungen von Arbeitsplätzen sowie die regelmäßig zu dokumentierenden Besuche am Tätigkeitsort bei laufenden Einsätzen ergaben einen weiteren Anwendungsbereich der App.

Die digitale Gefährdungsbeurteilung von Arbeitsplätzen bei der I.K. Hofmann GmbH wurde im Rahmen einer wissenschaftlichen Studie durch die Friedrich-Alexander-Universität, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik, beleuchtet und hinsichtlich der Einsparmöglichkeiten und Akzeptanz bei den Anwendern bewertet. Als Ergebnis empfiehlt die VBG allen Mitgliedern der Branche die Prozessdigitalisierung als Best Practice, wie sie von I.K. Hofmann entwickelt und von APPsolute Mobility umgesetzt wurde.

Nach und nach wurden weitere Anwendungen in die App integriert und stehen allen Nutzern zur Verfügung. Jeder App-Nutzer kann nun z.B. auch seine Gehaltsabrechnungen in der App erhalten. Das cloudbasierte Modul „Datensafe“ sorgt hier für eine sichere Ablage dieser vertraulichen Dokumente.

Besonders wichtig ist Andreas Nüßle die App als erfolgreiches Instrument zur Mitarbeiterbindung. So ist z.B. der Kontakt zum Wertebeauftragten des Unternehmens für jeden Mitarbeiter direkt über die App so einfach wie noch nie. Die Nutzung von angebotenen Mitarbeiter-Benefits auch ohne Zugang zu Email oder Intranet ist innerhalb der App für alle Anwender orts- und zeitunabhängig möglich. Auch das Engagement im betrieblichen Gesundheitsmanagement profitiert von der App-Lösung, es werden in Kooperation mit einem Partner Fitnessvideos, Ernährungsinformationen, Stressberatung, Lifestyle-Tipps usw. angeboten.

Aktuell in der Einführungsphase befindet sich die Integration einer Einsatzbeurteilung in die App, die externe Mitarbeiter zum regelmäßigen Feedback ihres Arbeitseinsatzes nutzen können. Das Ziel ist es, die Mitarbeiterzufriedenheit zu messen und zu erhöhen, da sich der direkte Kontakt zu Personal im Kundeneinsatz so wesentlich einfacher gestalten lässt.

Tipp

Die Vorteile von digitalisierten Prozessen liegen auf der Hand, wer sie nicht nutzt, kann als Unternehmen auf Dauer nicht wettbewerbsfähig bleiben. Trotzdem empfiehlt Andreas Nüßle, dieses komplexe Thema nicht zu unterschätzen. Gute Planung und Vorbereitung sowie das Commitment der eigenen Mitarbeiter sind das A und O, um von den Vorteilen auch wirklich zu profitieren.

„Unsere App-Lösung von APPsolute Mobility ist zu einem wichtigen Instrument der Mitarbeiterbindung und -betreuung geworden. Gerade in Zeiten von Digitalisierung, Komplexität, aber auch Abstand, also virtuellem Zusammenarbeiten, haben wir ein Angebot für unsere Mitarbeiter geschaffen, dass uns als Vorreiter in der Branche auszeichnet.“ Andreas Nüßle, Mitglied des Executive Committee, Hauptverwaltung - Innovation, IT und Managementsystem, I. K. Hofmann GmbH

Über das Unternehmen

Ob Arbeitnehmerüberlassung, Personalvermittlung oder On-Site-Management – seit mehr als 35 Jahren zählt die I. K. Hofmann GmbH zu den führenden deutschen Personaldienstleistern. Rund 16.000 Mitarbeiter aus dem gewerblichen, technischen und kaufmännischen Bereich sind in Deutschland für ihre Kunden tätig. Dabei liegt der Fokus besonders auf der wertschätzenden und verständnisvollen Zusammenarbeit mit diesen Mitarbeitern. Dank ihrer Marktexpertise sind sie gefragter Partner vieler renommierter Unternehmen, die auf flexible Personallösungen setzen.

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